Privacybeleid
Algemene Voorwaarden Flow IQ AI
Laatste update: 28 juli 2025
1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden wordt verstaan onder:
Flow IQ AI: Gevestigd te Klauwiersingel 12, ingeschreven bij de KvK onder nummer 72848960.
Klant: iedere (rechts)persoon die met Flow IQ AI een overeenkomst sluit of aan wie Flow IQ AI een aanbod doet.
Overeenkomst: iedere afspraak tussen Flow IQ AI en Klant inzake het leveren van Diensten en/of Oplossingen.
Diensten: AI‑consultancy, implementatie, training en overige professionele services die Flow IQ AI levert.
Oplossingen: de door Flow IQ AI ontwikkelde of ingerichte (maatwerk)software, AI‑modellen, configuraties, prompts, scripts, rapportages en overige (digitale) resultaten.
Projectwaarde: de totale vergoeding die voor het betreffende project in de Overeenkomst is vastgelegd (exclusief btw).
SaaS/Abonnement: doorlopende levering van (online) functionaliteit of ondersteuning tegen een periodieke vergoeding.
Schriftelijk: mede elektronische communicatie (e-mail) mits de identiteit van de verzender en de integriteit van de inhoud voldoende vaststaat.
2. Toepasselijkheid en rangorde
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes en Overeenkomsten van Flow IQ AI, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.
Bij strijdigheid tussen documenten geldt de volgende rangorde: (1) de Overeenkomst/offerte; (2) een (eventuele) verwerkersovereenkomst (DPA); (3) deze Algemene Voorwaarden.
Algemene voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk van de hand gewezen.
3. Aanbod en totstandkoming
Alle offertes/voorstellen van Flow IQ AI zijn vrijblijvend en geldig gedurende de daarin genoemde termijn. Bij ontbreken van een termijn geldt een termijn van 30 dagen.
De Overeenkomst komt tot stand zodra de Klant het aanbod van Flow IQ AI Schriftelijk accepteert of zodra Flow IQ AI met instemming van de Klant aanvangt met de uitvoering.
4. Omschrijving van Diensten en Oplossingen
Flow IQ AI levert uitsluitend services en AI‑oplossingen; er wordt niet op uurtarief afgerekend tenzij Schriftelijk anders overeengekomen.
Specificaties, scope, deliverables, planning en prijs worden vastgelegd in de Overeenkomst of een projectplan.
Wijzigingen/meerwerk zijn pas bindend na een nieuwe offerte of Schriftelijke wijzigingsovereenkomst (artikel 9).
5. Verplichtingen van de Klant
De Klant verstrekt tijdig alle informatie, toegang en medewerking die Flow IQ AI redelijkerwijs nodig heeft.
De Klant is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aangeleverde gegevens en materialen.
De Klant is zelf verantwoordelijk voor het tijdig regelen van eventuele verwerkersovereenkomsten, vergunningen, licenties en andere vereisten met derden-software of -diensten die de Klant inzet. Indien Flow IQ AI als verwerker optreedt, zal zij op verzoek van de Klant een DPA sluiten (artikel 12).
6. Intellectuele eigendom en gebruiksrechten
Alle intellectuele eigendomsrechten op de door Flow IQ AI ontwikkelde of ter beschikking gestelde Oplossingen blijven bij Flow IQ AI, tenzij Schriftelijk anders is overeengekomen.
De Klant verkrijgt een niet-exclusief, niet‑overdraagbaar en niet‑sublicentieerbaar gebruiksrecht op de Oplossingen voor de doeleinden zoals overeengekomen.
Afwijkingen (bijv. overdracht van IP) worden expliciet en Schriftelijk vastgelegd.
Flow IQ AI gebruikt geen door de Klant aangeleverde data om eigen AI‑modellen te trainen of te verbeteren, tenzij dit uitdrukkelijk en Schriftelijk is toegestaan.
7. Publiciteit en referenties
Flow IQ AI mag de (handels)naam en het logo van de Klant gebruiken in haar klantenlijst, offertes en (case)studies, tenzij de Klant daartegen Schriftelijk bezwaar maakt.
8. Levering, acceptatie en oplevering
Levertermijnen zijn indicatief, tenzij Schriftelijk een fatale termijn is overeengekomen.
Indien een acceptatieprocedure is overeengekomen, heeft de Klant een redelijke termijn (bijv. 10 werkdagen) om de Oplossing te testen en gebreken te melden. Bij gebreke daarvan of bij ingebruikname geldt de Oplossing als geaccepteerd.
Indien geen acceptatieprocedure is afgesproken, geldt oplevering als voltooiing van de betreffende verplichting.
9. Wijzigingen en meerwerk
Verzoeken tot wijziging van de scope of aanvullende werkzaamheden worden pas uitgevoerd na Schriftelijke bevestiging en offerte.
Verandering van inzichten, omstandigheden of wensen van de Klant kan leiden tot meerwerk. Flow IQ AI is gerechtigd de planning en prijs daarop aan te passen.
Zonder Schriftelijke instemming is Flow IQ AI niet verplicht meerwerk uit te voeren.
10. Vergoedingen, betaling en indexatie
Tenzij anders vermeld zijn alle prijzen exclusief btw en overige heffingen.
Betaling dient te geschieden binnen 30 dagen na factuurdatum.
Bij niet tijdige betaling is de Klant van rechtswege in verzuim en is wettelijke (handels)rente verschuldigd, evenals redelijke buitengerechtelijke (incasso)kosten conform de geldende normen.
Flow IQ AI is gerechtigd haar tarieven jaarlijks per 1 januari te indexeren volgens het consumentenprijsindexcijfer (CPI) van het CBS.
Reiskosten en overige onkosten worden niet afzonderlijk doorbelast, tenzij Schriftelijk anders overeengekomen.
11. Opschorting en retentie
Flow IQ AI mag de uitvoering van haar verplichtingen opschorten, inclusief het (tijdelijk) blokkeren van toegang tot Oplossingen, indien de Klant zijn betalings- of andere verplichtingen niet nakomt.
Flow IQ AI mag zaken van de Klant onder zich houden totdat volledige betaling heeft plaatsgevonden.
12. Privacy en gegevensbescherming
Partijen zullen voldoen aan de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de AVG.
Indien Flow IQ AI persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de Klant, sluiten partijen – op initiatief van de Klant – een verwerkersovereenkomst (DPA).
Flow IQ AI neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen. Nadere afspraken kunnen worden opgenomen in de DPA of SLA.
13. Beschikbaarheid, support en SLA
Tenzij expliciet een SLA is overeengekomen, levert Flow IQ AI haar Diensten op basis van een inspanningsverplichting (“best efforts”).
Reactietijden, beschikbaarheid of uptime‑percentages worden alleen gegarandeerd indien dit Schriftelijk is vastgelegd.
14. Overmacht
Onder overmacht wordt verstaan: elke van de wil van Flow IQ AI onafhankelijke omstandigheid waardoor de nakoming van de verplichtingen tijdelijk of blijvend wordt verhinderd, zoals storingen in elektriciteit/internet, uitval van externe leveranciers/hosting, pandemieën, oorlog, overheidsmaatregelen, arbeidsongeschiktheid of stakingen.
In geval van overmacht worden de verplichtingen van Flow IQ AI opgeschort zolang de overmacht voortduurt. Indien de overmacht langer dan 60 dagen duurt, zijn beide partijen gerechtigd de Overeenkomst Schriftelijk te ontbinden zonder schadeplichtig te zijn.
15. Aansprakelijkheid
De totale aansprakelijkheid van Flow IQ AI wegens toerekenbare tekortkoming of op andere grond is beperkt tot de Projectwaarde van de betreffende Overeenkomst.
Bij doorlopende dienstverlening (abonnementen) is de aansprakelijkheid beperkt tot de vergoeding die de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit heeft betaald.
Flow IQ AI is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of schade door bedrijfsstagnatie.
De in dit artikel opgenomen beperkingen komen te vervallen indien de schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de leiding van Flow IQ AI.
Iedere vordering tot schadevergoeding verjaart 12 maanden na het ontstaan daarvan.
16. Vrijwaring
De Klant vrijwaart Flow IQ AI voor aanspraken van derden die verband houden met gegevens, materialen of instructies die door of namens de Klant zijn verstrekt. Flow IQ AI vrijwaart de Klant voor aanspraken van derden wegens inbreuk op intellectuele eigendomsrechten door de door Flow IQ AI geleverde Oplossingen, voor zover de Klant deze gebruikt conform de Overeenkomst; deze vrijwaring geldt niet indien de inbreuk verband houdt met door de Klant aangeleverde materialen of wijzigingen.
17. Duur, opzegging en beëindiging
Overeenkomsten worden aangegaan per project, tenzij in de Overeenkomst anders is vastgelegd.
Voor doorlopende/maandelijkse aanslagen of abonnementen geldt een initiële looptijd zoals afgesproken; daarna kan de Klant Schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van één (1) maand.
Flow IQ AI kan doorlopende overeenkomsten te allen tijde opzeggen met een kortere of gelijke opzegtermijn, of – indien daar een zwaarwegende reden voor is – met onmiddellijke ingang.
Beide partijen kunnen de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de wederpartij toerekenbaar tekortschiet en, na Schriftelijke ingebrekestelling met een redelijke hersteltermijn, nalaat de tekortkoming te herstellen.
Flow IQ AI kan de Overeenkomst zonder ingebrekestelling en zonder schadeplichtigheid beëindigen in geval van faillissement, (voorlopige) surseance van betaling, beslaglegging of liquidatie van de Klant.
18. Geheimhouding
Partijen zullen vertrouwelijke informatie over en weer geheimhouden.
Informatie geldt als vertrouwelijk als dit is medegedeeld of redelijkerwijs als zodanig kan worden beschouwd.
De geheimhoudingsplicht blijft ook na beëindiging van de Overeenkomst van kracht.
19. Overdracht van rechten en verplichtingen
De Klant mag zijn rechten en verplichtingen uit de Overeenkomst niet overdragen zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van Flow IQ AI. Flow IQ AI mag haar vorderingen op de Klant overdragen aan een derde (bijv. factoring).
20. Niet‑wervingsbeding
De Klant zal zonder voorafgaande Schriftelijke toestemming van Flow IQ AI geen medewerkers of subcontractors van Flow IQ AI in dienst nemen of op andere wijze direct of indirect inzetten gedurende de looptijd van de Overeenkomst en 12 maanden daarna. Bij overtreding is de Klant een direct opeisbare boete verschuldigd van € 2500 per overtreding.
21. Slotbepalingen
Op alle Overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter te [plaats rechtbank, bijv. Amsterdam].
Indien enige bepaling uit deze Algemene Voorwaarden nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen in dat geval een nieuwe bepaling vaststellen die zoveel mogelijk aansluit bij het doel en de strekking van de nietige/vernietigde bepaling.
Flow IQ AI mag deze Algemene Voorwaarden wijzigen. De gewijzigde voorwaarden gelden ook voor bestaande Overeenkomsten. Wijzigingen treden in werking 30 dagen na bekendmaking of op een latere datum zoals vermeld. Indien de Klant een wijziging niet wil accepteren, kan hij de Overeenkomst Schriftelijk opzeggen vóór de ingangsdatum van de wijziging (voor zover het een doorlopende overeenkomst betreft).