Privacyverklaring Flow IQ AI

Laatste update: 28 juli 2025

1. Wie zijn wij?

Flow IQ AI (hierna: “Flow IQ”, “wij” of “ons”) is een onderneming die AI‑oplossingen en consultancy levert.

• Website: https://flowiqai.com

• KvK-nummer: 72848960

• E‑mailadres: lucas@flow-iq.nl

Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die wij over u verwerken, tenzij hieronder anders staat vermeld.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedereen die onze website bezoekt, contact met ons opneemt, klant of leverancier is, een (online) demo of event bijwoont, of gebruikmaakt van onze diensten en producten.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met ons en het gebruik van onze diensten kunnen we de volgende gegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, functie, (bedrijfs)adres, e‑mailadres, telefoonnummer.

• Account- en inloggegevens: gebruikersnaam, (gehashte) wachtwoorden, rolrechten.

• Facturatie- en betalingsgegevens: bankrekeningnummer, btw-nummer, factuuradres.

• Communicatiegegevens: inhoud van e‑mails, chatberichten, supporttickets, feedback.

• Gebruik van onze website en tools: IP-adres, cookie-ID’s, browser/device-gegevens, sessieduur, klikgedrag.

• AI-input en -outputdata: prompts, context, documenten en resultaten die u in onze AI‑oplossingen invoert of genereert.

• Recruitmentgegevens (bij sollicitaties): cv, motivatiebrief, referenties, LinkedIn-profiel, notities van gesprekken.

Wij verwerken in de regel geen bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheidsgegevens of BSN). Indien dit toch noodzakelijk is, verwerken wij deze uitsluitend met uw expliciete toestemming of op basis van een andere wettelijke grondslag.

4. Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgronden?

Wij verwerken uw gegevens voor:

Gerechtvaardigd belang: wanneer wij ons beroepen op deze grondslag maken wij een zorgvuldige belangenafweging. U kunt altijd bezwaar maken (zie paragraaf 10).

5. Cookies en vergelijkbare technieken

Wij gebruiken functionele cookies om de website goed te laten werken en analytische cookies om het gebruik te meten. Voor tracking/marketingcookies vragen wij uw toestemming via de cookiebanner. In onze [cookieverklaring](link naar cookiebeleid) vindt u een actueel overzicht van gebruikte cookies, doeleinden en bewaartermijnen.

6. Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk:

• Administratieve/fiscale gegevens: 7 jaar na einde boekjaar.

• Contractgegevens & correspondentie: tot 2 jaar na beëindiging van de relatie, tenzij langer nodig voor (juridische) geschillen.

• Marketingdata (opt-ins/klikgedrag): totdat u zich afmeldt of tot 2 jaar na het laatste contactmoment.

• Sollicitatiegegevens: maximaal 4 weken na afronding procedure, of 1 jaar met uw toestemming.

• AI-input/-output: conform de contractuele afspraken of zolang noodzakelijk voor het leveren/verbeteren van de dienst, waarna we gegevens anonimiseren of verwijderen.

7. Delen van gegevens met derden

Wij delen uw gegevens alleen wanneer dat nodig is:

• Verwerkers: IT‑hosting, CRM, e‑mail, analytics, betaalproviders, AI‑infrastructuur (bijv. cloud- of modelproviders). Met deze partijen sluiten wij verwerkersovereenkomsten.

• Zelfstandige verantwoordelijken: accountants, juristen, toezichthouders, of wanneer u zelf toestemming geeft (bijv. integraties met tools naar keuze).

• Wettelijke verplichtingen: indien vereist door wet- of regelgeving of gerechtelijke uitspraak.

Een actueel overzicht van onze belangrijkste verwerkers is op verzoek beschikbaar.

8. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte (EER)

Indien we persoonsgegevens doorgeven aan partijen buiten de EER, zorgen we voor passende waarborgen, zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of door gebruik te maken van de door de Europese Commissie goedgekeurde Standard Contractual Clauses (SCC’s). U kunt een kopie van deze waarborgen opvragen via lucas@flow-iq.nl.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan. Denk aan versleuteling (TLS/at rest), toegangsbeheer met least privilege, logging/monitoring, periodieke audits en bewustwordingstrainingen.

10. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Recht op inzage, rectificatie en verwijdering

• Recht op beperking van de verwerking

• Recht op dataportabiliteit

• Recht van bezwaar tegen (direct) marketing en verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang

• Recht om uw toestemming in te trekken (zonder terugwerkende kracht)

U kunt deze rechten uitoefenen door een verzoek te sturen naar lucas@flow-iq.nl. Wij reageren binnen één maand. Bij complexe of veelvuldige verzoeken kan deze termijn met twee maanden worden verlengd; hiervan stellen wij u op de hoogte.

11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Wij nemen geen besluiten uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde verwerking (inclusief profilering) die aanzienlijke gevolgen voor u hebben. Wanneer onze AI‑systemen aanbevelingen doen, is er altijd ruimte voor menselijke controle. Mocht dit veranderen, dan informeren wij u vooraf en geven we duidelijk inzicht in de onderliggende logica en gevolgen.

12. Minderjarigen

Onze diensten zijn niet specifiek gericht op personen jonger dan 16 jaar. Indien u vermoedt dat wij zonder toestemming van ouders/voogd persoonsgegevens van een minderjarige hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat we deze gegevens kunnen verwijderen.

13. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie staat altijd op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief (bijv. per e‑mail of via een pop-up op de website).

14. Vragen of klachten

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of bent u ontevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Neem contact met ons op via lucas@flow-iq.nl.

Bent u er samen met ons niet uitgekomen? Dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).